Les bureaux de KPMG Montréal ont eu l’occasion d’accueillir le 13 mars dernier une présentation de l’ARMA sur le thème « Démystifier la numérisation, ses processus et la technologie ». M. Sébastien Dostie, consultant pour la firme Fujitsu, a exposé les points fondamentaux à toute implantation d’un processus de numérisation.
1) Toute organisation qui souhaite dématérialiser ses documents papier doit choisir des processus adaptés à ses besoins d’affaires. Cela se caractérise notamment par le choix d’un processus de numérisation distribué ou centralisé ainsi que du moment choisi pour réaliser la numérisation, soit dès la réception du document ou avant son archivage.
2) Sur le plan technologique, plusieurs avenues doivent être prises en compte. D’abord quant au choix d’outils matériels adaptés aux besoins de l’organisation et ensuite, quant aux logiciels qui seront utilisés (ex : logiciel de reconnaissance optique de caractère).
3) Une fois numérisés, les documents et leurs métadonnées devront être conservés dans un environnement sécurisé qui en garantira l’authenticité et l’intégrité, et ce, tout au long de leur cycle de vie. M. Dostie insiste sur ce point, qui permettra en bout de ligne d’assurer la valeur probatoire de l’information numérisée. Il est rappelé à cet effet qu’un projet de numérisation doit se conformer aux lois, règlements et normes en vigueurs tant au niveau fédéral que provincial ; générales que sectorielles.
4) Enfin, l’élaboration d’un projet de numérisation change inévitablement les habitudes de travail. Ainsi, les personnes touchées par l’implantation d’un tel processus devront recevoir de la formation afin de les aider à se servir efficacement des outils qui leur sont offerts.
En conclusion, l’implantation d’un projet de numérisation n’est pas chose facile et nécessitera le plus souvent l’aide de professionnels spécialisés, connaissant à la fois les technologies et les enjeux juridiques qui en découlent.
